Schnelle Rückmeldezeiten und die positiven Auswirkungen

Eine schnelle Rückmeldung an Kandidat:innen hat viele positive Auswirkungen auf dein Unternehmen und Recruiting. Welche das genau sind und wie du deine Rückmeldezeiten über Workwise optimieren kannst, erfährst du hier.

Wieso ist eine schnelle Rückmeldung an Kandidat:innen generell wichtig?

Eine schnelle (erste sowie weitere) Rückmeldung an Kandidat:innen ist eine der Kern-Kennzahlen im Recruiting und hat auf vielen Ebenen Vorteile für dich und dein Unternehmen:

<ul><li>Der/die Bewerber:in nimmt den Prozess transparent und wertschätzend war und wird diese Einschätzung im besten Falle auch an andere weitergeben.</li><li>Die Employer Brand deines Unternehmens wird somit positiv gestärkt, da positives Feedback durch Kandidat:innen etwa auf Kununu oder Google veröffentlicht wird.</li><li>Der Bewerbungs-Funnel bleibt für dich und deine Kolleg:innen übersichtlich, da immer ein aktueller Status hinterlegt ist. Dies minimiert auch Extra-Kommunikation an deine Ansprechperson bei Workwise.</li><li>Und vor allem: <b>gute Kandidat:innen sind schnell wieder vom Markt </b>(<a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/time-to-hire#durchschnitt">meist bereits schon nach 10 Tagen</a>)! Je schneller du reagierst, desto größter ist die Chance, dass die besten Talente noch verfügbar sind.</li></ul>

Mehr zu Recruiting-Kennzahlen erfährst du in diesem Blog-Artikel.

Wie kann ich über die Plattform eine Rückmeldung geben?

Workwise bietet dir viele Möglichkeiten, mit deinen Kandidat:innen in Kontakt zu treten:

<ul><li>Schreibe den Kandidat:innen im <strong>Chat</strong>, wenn du sie informieren möchtest oder Rückfragen hast. Die Kandidat:innen werden über diese Nachricht per Mail informiert und auch daran erinnert, wenn sie die erste Mail übersehen.</li><li>Fordere weitere <strong>Dokumente</strong> von den Kandidat:innen an, wenn die Informationen fehlen.</li><li>Lade die Kandidat:innen zum <strong>Termin</strong> ein, wenn du sie genauer kennenlernen möchtest.</li><li><strong>Lehne</strong> die Kandidat:innen <strong>ab</strong>, wenn sie nicht zu deinem Job passen (du kannst sie zeitgleich noch einem Talent Pool hinzufügen). </li></ul>

Wichtig ist, dass nicht einmal entschieden sein muss, ob du den Kandidat:innen etwa zu einem Termin einladen möchtest. Auch über Verzögerungen im Prozess (etwa durch Urlaube) kannst du einfach und schnell im Chat informieren.

Wie schnell sollte ich eine Rückmeldung geben?

Die erste Rückmeldung an Kandidat:innen sollte innerhalb einer Woche erfolgen - idealerweise natürlich noch schneller. Unsere Daten zeigen, dass bereits eine Woche nach Bewerbungseingang die Chance, dass Kandidat:innen für diese Stelle vermittelt werden, bereits um 50 % sinkt. Je länger du wartest, desto höher wird also das Risiko, dass der/die Bewerber:in von sich aus ablehnt, da er/sie bereits eine andere Stelle gefunden hat.

Natürlich solltest du auch nach einer ersten Rückmeldung nicht zu lange warten und den Kandidat:innen zeitnah über weitere Schritte oder Verzögerungen im Prozess informieren.

Welche positiven Auswirkungen gibt es auf der Plattform für mich?

Neben den bereits beschrieben Vorteilen für dein Unternehmen hat es auch konkrete Auswirkungen auf dich und die Kandidat:innen auf der Workwise-Plattform, wenn du schnell eine Rückmeldung gibst.

<ul><li>Unternehmen mit schnellen Rückmeldezeiten werden auch als solche<b> in den Stellenangeboten hervorgehoben</b>. Unsere Daten zeigen, dass sich deutlich mehr Kandidat:innen auf Jobs mit diesen Hervorhebungen bewerben. (<i>Anmerkung: Diese Hervorhebungen gelten nicht für die <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/workwise-bewerbermanagementsystem">Karriereseite</a> von Workwise</i>)</li></ul>

<ul><li>Sollten keine passenden Kandidat:innen dabei sein, ist es wichtig, dass du diesen direkt ablehnst. Jobs, die in unserem Recruiting-Service sind und bei denen keine offenen Bewerbungen mehr vorhanden sind, werden über unseren Algorithmus <strong>auf deutlich mehr Kanälen verteilt</strong>, als wenn viele unbearbeitete Bewerbungen vorhanden sind. Somit kannst du deinen Zulauf selber positiv beeinflussen.</li><li>Und natürlich hilft dir ein aufgeräumter und aktueller Bewerbungs-Funnel, stets den Überblick über die nächsten relevanten Aufgaben zu bekommen.</li></ul>

Wie kann ich meine Prozesse optimieren, um Kandidat:innen schnell und effizient zu bearbeiten?

Finde das richtige Setup

<ul><li>Füge <strong>alle relevanten Kolleg:innen als Mitglieder</strong> zur Workwise-Plattform hinzu, damit ihr gemeinsam arbeiten könnt. Mehr dazu findest du <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/profile-einstellungen/einstellungen/rollenmanagement#Wo" rel="noreferrer noopener" target="_blank">hier</a>.</li><li>Sorge dafür, dass die <strong>Mitglieder Zugriff</strong> auf alle für sie wichtigen <strong>Jobs</strong> haben. Mehr dazu findest du <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/profile-einstellungen/einstellungen/rollenmanagement#Wie" rel="noreferrer noopener" target="_blank">hier</a>.</li><li>Stelle alle <strong>Benachrichtigungen</strong> ein, damit du über Neuigkeiten wie Bewerbungen, Chat-Nachrichten oder Kommentare immer direkt informiert wirst. Standardmäßig sind alle Benachrichtigungen bereits eingeschaltet. Mehr dazu findest du <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/profile-einstellungen/einstellungen/benachrichtigungen/benachrichtigungen-einstellen" rel="noreferrer noopener" target="_blank">hier</a>.</li><li>Setze dir alle wichtigen <strong>Jobs als Favoriten</strong> - so siehst du im seitlichen Menü immer sofort, wenn eine neue Bewerbung eingetroffen ist. Das Favoriten-Icon findest du in der Job-Übersicht neben dem Titel. Du kannst nach diesen Favoriten auch in der Job-Liste filtern, um sie gesammelt einzusehen. Mehr dazu findest du <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/jobangebot/erstellen-bearbeiten/favoriten-setzen" rel="noreferrer noopener" target="_blank">hier</a>.</li></ul>

Richte Workflows ein

Workflows können basierend auf bestimmten Kriterien Bewerbungen in einen anderen Status verschieben oder weitere Aktionen ausführen. Das bietet sich insbesondere an, wenn du viele (ungeeignete) Bewerbungen für einen Job erhältst, die du automatisch vorsortieren möchtest. Du kannst die Workflows individuell für jeden Job einrichten.

Im Moment kannst du für deinen Job zwei verschiedene Workflows auswählen:

• verzögerte Ablehnung wenn EU-Arbeitserlaubnis fehlt: Die Bewerbungen werden automatisch nach 5 Tagen verzögert abgelehnt, wenn die Bewerber:innen angegeben haben, dass sie keine EU-Arbeitserlaubnis besitzen.
• verzögerte Ablehnung bei fehlenden Deutschkenntnissen: Die Bewerbungen werden automatisch nach 5 Tagen verzögert abgelehnt, wenn die Bewerber:innen das Level der im Job geforderten Deutschkenntnisse nicht erfüllen. Dieser Workflow benötigt daher immer eine Angabe für das geforderte Level der Deutschkenntnisse im Job.

Hier erhältst du mehr Informationen über Workflows und wie du sie einrichtest.

Etabliere Routinen

<ul><li>Etabliere <strong>Routinen</strong> in deinem Recruiting-Prozess - beispielsweise jeden Tag nach der Mittagspause - um kurz die neuen Bewerbungen durchzugehen und bei interessanten Bewerbungen direkt den nächsten Schritt einleiten.</li><li>Prüfe regelmäßig, ob Bewerbungen untergegangen sind, indem du die <strong>Bewerberliste</strong> (z.B. aufsteigend nach Datum) sortierst. So verlierst du Kandidat:innen, die sich vor längerer Zeit beworben haben, nicht aus dem Auge. Mehr zur Sortierung findest du <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/produkt-feedback/plattform-news/2022-q3" rel="noreferrer noopener" target="_blank">hier</a>.</li><li>Halte den aktuellen Status zu einem/einer Bewerber:in in den <strong>Kommentaren</strong> fest. So sind sie jederzeit für deine Kolleg:innen einsehbar (was auch in Urlauben oder Ausfällen wichtig ist) und ermöglichen auch, dass ihr euch die Arbeit effizient aufteilen könnt und Rücksprachen minimiert. Alle Mitglieder, die die Benachrichtigungen an haben (Standardeinstellung), erhalten den Kommentar automatisch per Mail. Mehr dazu findest du <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/bewerbungen/organsieren-evaluieren/kommentarsystem" rel="noreferrer noopener" target="_blank">hier</a>.</li><li>Falls du die Bewerber nicht ablehnen möchtest, da sie in der Zukunft relevant sein könnten, kannst du sie einfach direkt im <strong>Ablehnungs-Prozess einem Talent Pool hinzufügen</strong> und für später speichern. Du kannst die Kandidat:innen zudem gleich direkt bei der Ablehnung darüber informieren. Mehr dazu findest du <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/bewerbungen/talent-pools/talentpool" rel="noreferrer noopener" target="_blank">hier</a>.</li><li><strong>Nutze den Chat</strong>. Schreibe Rückfragen an Bewerber:innen direkt im Chat, damit deine Kolleg:innen und du die gesamte Kommunikation gebündelt vorliegen habt und schnell eine Antwort erhaltet</li></ul>

Feedback

Hast du noch weiteres Feedback oder Input, was dir zur Verbesserung deiner Rückmeldezeiten auf der Plattform fehlt? Dann buche dir einfach ein kurzes Gespräch mit unserem Produkt-Team (Termin buchen) oder schreibe eine Mail an product@workwise.io.